Importer ses contacts depuis un fichier Excel
Créez ou mettez à jour vos contacts, organisations et listes d'appel depuis un fichier Excel, CSV ou TSV, avec les étapes de l'assistant et ses limites.
En bref
Qui peut le faire : Tous les membres
Plateforme : Web · MobileVersion vérifiée : 1.141.0Mis à jour le 10 octobre 2026
L'import du Répertoire transforme un classeur Excel en fiches : une ligne, une fiche. Il sert aussi à compléter ou à corriger des fiches qui existent déjà.
Avant de commencer
- Vérifiez que le bouton Importer apparaît dans le Répertoire. S'il manque, votre rôle n'a pas le droit de créer des fiches.
- Préparez un fichier de 500 lignes au plus, avec une ligne d'en-tête. Le plus simple : partez du modèle .xlsx, que l'assistant vous propose de télécharger dès l'étape 1.
- Pour importer des champs personnalisés, demandez à un administrateur de les créer d'abord. Seuls les champs existants, actifs et modifiables sont proposés.
1 : Choisir le module
Ouvrez le Répertoire, puis cliquez sur Importer. La fenêtre « Importer des données » s'ouvre. Choisissez le module à alimenter : Contacts, Organisations ou Liste d'appels.
Vous choisissez ensuite ce que l'import doit faire :
| Mode | Effet |
|---|---|
| Créer (par défaut) | Chaque ligne crée une nouvelle fiche. |
| Mettre à jour les fiches existantes | Chaque ligne complète une fiche existante. Aucune fiche n'est créée. |
| Créer ou mettre à jour | Une fiche retrouvée est mise à jour, sinon elle est créée. |
Pour les deux modes de mise à jour, l'assistant demande comment retrouver les fiches : Automatique (l'identifiant externe s'il est dans le fichier, sinon l'e-mail pour un contact ou le numéro d'identification pour une organisation), Identifiant externe, E-mail ou N° d'identification. Il demande aussi ce qu'il fait des valeurs déjà saisies : Compléter les champs vides (par défaut) ou Écraser les valeurs existantes.
Deux réglages s'appliquent ensuite à toutes les lignes. Dans les deux cas, Refuser la ligne est le choix par défaut.
| Réglage | Choix |
|---|---|
| Numéro de téléphone déjà porté par une autre fiche | Refuser la ligne, ou Importer la ligne sans ce numéro : la fiche est créée sans le téléphone en conflit, avec un avertissement à l'aperçu, au rapport et dans l'historique. |
| Valeur invalide (e-mail, site web, choix d'une liste…) | Refuser la ligne, ou Écarter la valeur : la ligne est importée sans la valeur invalide, avec un avertissement. Un champ obligatoire invalide refuse toujours la ligne. |
Le panneau Guide d'import, à droite, rappelle les colonnes du fichier et la limite de 500 lignes et 5 Mo. Il propose aussi Télécharger le modèle (.xlsx).
L'assistant d'import par fichier n'existe pas sur l'application mobile. Pour ajouter une personne de votre carnet de téléphone, ouvrez Contacts › pastille Répertoire, choisissez le contact, puis Plus › Importer dans Sphère. Le formulaire de création s'ouvre avec le nom, l'e-mail, le mobile, la société et la fonction déjà remplis.
Un contact à la fois : il n'y a pas de sélection multiple.
2 : Téléverser le fichier
Glissez votre fichier dans la zone de dépôt, ou cliquez sur Parcourir…. Pour un contact ou une organisation, l'assistant accepte les fichiers .xlsx, .csv et .tsv. Vous pouvez aussi choisir un fichier déjà rangé dans votre Drive avec Depuis le Drive. Le lien Quel format de fichier ? détaille les formats lus.
L'assistant lit le fichier, compte les lignes et vérifie leur contenu. Si vos colonnes ne correspondent pas exactement au modèle, vous les associez à l'étape suivante.
Le modèle se télécharge depuis le panneau Guide (Télécharger le modèle (.xlsx)), visible dès l'étape Module. Pour un contact, il propose les colonnes Prénom, Nom, Email, Téléphone, Entreprise et Fonction. Le prénom et le nom sont obligatoires. Écrivez les numéros de téléphone au format international.
3 : Associer les colonnes
Dans l'étape Mapper, chaque ligne du tableau associe une Colonne du fichier à un Champ Sphère. Choisissez Ne pas importer pour laisser une colonne de côté. Les champs obligatoires sans colonne sont signalés. Vos champs personnalisés apparaissent dans leur propre section.
Avec le modèle, cette étape se fait presque seule.
4 : Contrôler l'aperçu
L'étape Aperçu compte les Lignes lues, les lignes Valides et les lignes Refusées, avec le motif de chaque refus, avant toute écriture. Un doublon dans le fichier y est signalé. Le bloc Options de l'import rappelle le mode et les réglages choisis à l'étape 1.
Télécharger les lignes rejetées donne un fichier .xlsx aux colonnes d'origine, avec le motif de chaque rejet. Corrigez les lignes, puis réimportez le fichier tel quel : la colonne du motif est ignorée.
Si des lignes du fichier ressemblent à des fiches existantes, une étape Doublons probables s'ajoute avant le lancement. Pour chaque ligne, vous choisissez de créer une nouvelle fiche, de mettre à jour la fiche proche ou d'ignorer la ligne. Sans choix, la ligne est créée.
En mode de mise à jour, l'aperçu compte aussi ce qui va se passer : fiches à créer, à compléter, à mettre à jour, déjà à jour, déjà importées, introuvables, non autorisées, ambiguës (plusieurs fiches pour une même clé : précisez l'identifiant externe) ou refusées. Vérifiez ces chiffres, puis revenez en arrière si besoin : rien n'est écrit tant que vous n'avez pas lancé l'import.
5 : Lancer l'import
En mode Créer, cliquez sur Importer N lignes valides. Si certaines lignes sont refusées, le bouton devient Importer N valides, ignorer N : les lignes refusées sont laissées de côté. En mode de mise à jour, le bouton se nomme Mettre à jour les fiches (N) ; en mode « Créer ou mettre à jour », Lancer : N à mettre à jour, N à créer.
L'étape Terminer annonce le nombre de lignes importées et donne le bilan : Lignes lues, Créées, Ignorées, et les fiches mises à jour quand le mode en fait. Télécharger les lignes rejetées reste disponible. Voir le détail de l'import ouvre le rapport ligne à ligne : chaque fiche est Créée, Mise à jour, Déjà à jour, Déjà importée, Introuvable, Non autorisée ou Refusée, avec les champs écrits.
Ouvrir le module ramène au Répertoire. Les contacts créés y apparaissent tout de suite ; le filtre « source : import » les isole.
Retrouver un import plus tard
Le bouton Historique de la fenêtre d'import garde chaque lot : le fichier, la date et le module. Pour chaque ligne, il conserve les valeurs importées, le motif d'un refus et l'état actuel de la fiche (active ou supprimée).